Avviso di pre-informazione procedura negoziata.

Si porta a conoscenza delle imprese interessate che Il Distretto intende indire una gara per la fornitura di beni e servizi per l’attuazione del Piano di Comunicazione dei Progetti HIPPOCRATES, ENERGETIC e PLAST_Ics al fine di dare attuazione ad azioni finalizzate alla pubblicizzazione dei progetti nonché alla divulgazione dei risultati secondo quanto previsto dal Regolamento (CE) n. 1828/2006 Sezione 1 riguardante gli obblighi in materia di informazione e pubblicità.

In virtù delle caratteristiche di urgenza della fornitura, tra i soggetti che entro l’11 novembre 2015 avranno manifestato l’interesse a partecipare alla gara, ne verranno individuati alcuni secondo il criterio della procedura negoziata su base inviti, ai quali sarà richiesto di fornire la loro migliore offerta, senza impegno e in forma gratuita, per la fornitura dei servizi e dei materiali di seguito elencati.

I soggetti interessati a partecipare dovranno far pervenire una apposita comunicazione all’indirizzo info@distrettomicronano.it, allegando una sintetica scheda e referenze della Azienda.

Successivamente la scelta dell’offerente sarà effettuata sulla base del miglior prezzo.

Vengono di seguito elencati, nel loro insieme, i tre “Progetti”, mentre l’insieme delle azioni finalizzate alla pubblicizzazione degli stessi è indicata come “Piano di comunicazione”.

Gli obiettivi del Piano di Comunicazione sono:

1. Dare visibilità ai progetti finanziati, alle azioni realizzate e agli obiettivi conseguiti;
2. Informare l’opinione pubblica in merito al ruolo che l’Unione Europea svolge in favore dello sviluppo regionale e dell’integrazione territoriale europea;
3. Rendere effettivo il diritto dei partecipanti e di cittadini ad un’informazione completa e corretta riguardante i Progetti;

I principali contenuti delle attività di comunicazione, informazione e pubblicità dovranno essere:

1. Che cosa sono i Progetti: missione, valori, obiettivi e opportunità per i beneficiari diretti e per quelli indiretti nell’ambito della politica di coesione dell’Unione Europea;
2. Come e dove operano i Progetti: impatto sui territori attraverso le principali azioni di intervento;
3. A chi sono stati destinati i Progetti: i principali destinatari finali degli interventi realizzati;
4. Divulgazione dei risultati: divulgazione dei principali risultati raggiunti.

 

Caratteristiche specifiche dei servizi.

Eventi

Organizzazione e realizzazione di tre convegni di chiusura dei progetti la cui finalità è promuovere i Progetti e dare visibilità e diffusione dei risultati coinvolgendo tutto il partenariato istituzionale, e i vari target economici e sociali allo scopo di informare l’opinione pubblica sull’attuazione e valutazione del programma.

Relativamente al numero di partecipanti a ciascun evento si prevedono:

• HIPPOCRATES : 150 partecipanti;
• ENERGETIC: 100 partecipanti;
• PLAST_Ics: 80 partecipanti.

Per ciascun evento l’Aggiudicataria dovrà fornire i beni e i servizi sotto elencati e provvedere alle seguenti prescrizioni:

1. Individuazione, prenotazione e affitto dei locali, completi degli impianti tecnici sotto specificati. Tali sedi, che potranno essere anche istituzionali, dovranno essere strutture al chiuso e dovranno essere concordate con il Distretto.
2. Fornire un ufficio di segreteria organizzativa e provvedere alle azioni di allestimento sala;
3. Ideazione, fornitura e spedizione per posta elettronica degli inviti, realizzati appositamente per ciascuno degli eventi. Gli inviti saranno oggetto di recall telefonico ed e-mail; la predisposizione della mailing list dei partecipanti avverrà attraverso indirizzi email forniti dal Distretto;
4. Fornire le apparecchiature necessarie, gli impianti audio, di proiezione video su schermo, di ripresa e registrazione audio/video;
5. Effettuare un servizio fotografico per evento, descrittivo degli allestimenti, dei moderatori e dei relatori, degli interventi, del pubblico, dei catering e di tutti i momenti salienti della manifestazione;
6. Fornire il servizio hostess;
7. Effettuare servizi di ufficio stampa;
8. Fornire a ciascun partecipante all’evento: cartellina, pen drive, blocco notes e penna personalizzati, per l’evento;
9. Fornire i servizi di catering per i welcome coffe e i ligth lunch per i partecipanti a ciascun evento;
10. Il calendario degli eventi sopra indicati sarà concordato sulla base delle indicazioni fornite dal Distretto.

In aggiunta a quanto sopra indicato dovranno essere previsti i seguenti servizi:

1. Ideazione, progettazione e impaginazione di n° 3 brochure contenenti la sintesi dei temi e degli obiettivi dei Progetti e descrittive delle principali azioni svolte, dei risultati raggiunti, dell’impatto sui territori. Le brochure dovranno prevedere l’inserimento di fotografie ed elementi grafici attinenti ai testi. Il numero di pagine previsto è di 24/32. Le brochure dovranno essere fornite in formato PDF ed inserite all’interno delle pen drive che verranno distribuite in occasione dei convegni.

Materiali da fornire.

Per ciascun evento dovrà essere prevista:

• Progettazione grafica, realizzazione e fornitura di n°2 (due) Stand-Up di progetto monofacciali, autoportanti, con struttura in alluminio, formato 80×200;

Per ciascun partecipante dovrà essere prevista la fornitura di:

• Cartelline personalizzate per gli eventi per fogli A4, con lembi, stampa esterno 4 colori, carta da 300gr/mq e plastificazione opaca in bianca;
• Block Notes formato A4 stampati a colori su un lato personalizzato per il progetto, su carta uso mano bianca da gr.80/90 gr/mq e cartone di supporto;
• Penna personalizzata in plastica, clip in metallo;
• Pen drive con capacità minima di 2GB e comunque in grado di contenere tutti i materiali e con un limite di 12GB.

Promozione degli eventi.

Per la promozione degli eventi dovranno essere pianificati:

1. N.3 annunci (uno per ciascun convegno) formato minimo 12 moduli, su due quotidiani di interesse regionale;
2. N.3 Banner linkabili (f.to min. 300×250) su altrettanti siti (uno per sito) a carattere regionale da pubblicarsi sette giorni prima dell’inizio di ciascun convegno;
3. Azioni di comunicazione social: attivazione ed aggiornamento della pagina Facebook dei Progetti, del canale Youtube e dell’account Twitter e Pinterest, proponendo un workflow per la creazione, autorizzazione e pubblicazione dei contenuti sui suddetti canali;

Filmati

L’aggiudicatario dovrà garantire la ideazione e realizzazione di n°3 (tre) filmati della durata di quattro/cinque minuti ciascuno. I filmati dovranno essere girati in HD e con caratteristiche altamente professionale. Le location ed i soggetti da filmare verranno indicati dal Distretto. Tutti i materiali prodotti rimarranno di esclusiva proprietà del Distretto.

Ufficio stampa

L’attività dell’ufficio stampa dovrà essere mirata ad informare l’opinione pubblica regionale in merito ai risultati conseguiti dai progetti e lo svolgimento delle attività previste alla fine degli stessi.

Nell’organizzazione dell’evento l’ufficio stampa gestirà tutta la comunicazione (interna, verso l’esterno, dall’esterno all’interno), utilizzando tutti i canali media disponibili (stampa quotidiana e periodica, emittenti radio e tv, siti web, quotidiani online, socialmedia ecc.). Nello specifico l’ufficio stampa si occuperà di:

• Sensibilizzare e coinvolgere i media promuovendo l’uscita di articoli, servizi e interventi sui diversi organi di stampa, con particolare attenzione alle testate in target;
• Gestire le relazioni con i media, Istituzioni (Regione, Provincie, Comuni); gli operatori (scuola e università, enti di formazione, associazioni, soggetti pubblici e privati), cittadini;
• Gestione dei moderatori e dei relatori;

Location degli eventi

La location sarà scelta di concerto con il Distretto allo scopo di individuare una sede che garantisca:

• Il carattere istituzionale dell’evento;
• Una capienza utile per i partecipanti previsti;
• L’impiantistica necessaria.

A tal proposito, saranno rispettati criteri di accessibilità, comfort e funzionalità atti a garantire il massimo coinvolgimento dei partecipanti. Gli allestimenti scenografici per la sala convegni includeranno:

• Desk accreditati;
• Retropalco;
• Podio;
• Stand up esterno;
• Stand up interno.

Il service audio/video sarà curato da uno staff di tecnici specializzati coordinati da un responsabile dell’intero allestimento tecnico.

Segreteria Organizzativa

La segreteria organizzativa composta da personale addetto qualificato, si occuperà della gestione degli inviti sulla base di indirizzari forniti dal Distretto e di tutte le relative attività di contatto e di supporto informativo (infoline e recall).

La segreteria gestirà, nelle fasi di svolgimento dei convegni, le attività di accreditamento / registrazione dei partecipanti e l’assistenza agli ospiti. In particolare i compiti della segreteria organizzativa consisteranno nei seguenti punti:

• Impaginazione dei contenuti che caratterizzeranno l’evento;
• definizione invito/programma;
• recall telefonico;
• preparazione del materiale da distribuire on site;
• distribuzione cartelle stampa.

Servizio di accoglienza

Il servizio di accoglienza dovrà impegnare personale qualificato ed esperto, composto da hostess che avranno il compito di gestire l’arrivo dei partecipanti, la distribuzione del materiale e l’assistenza in sala, e da un responsabile che si occuperà del coordinamento delle attività.